【新型コロナ禍】リモートワーク・テレワークを機に「阿吽の呼吸」に依存した組織運営を見直そう！

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昨日の緊急事態宣言で、早急にリモートワークを実施した会社は多いのではないか。

自分の会社でも今日から本格的にリモートワークが始まったが、いかにこれまで「阿吽の呼吸」「以心伝心」に依存していた組織運営だったかということがわかった。今日はリモートワークを機に「阿吽の呼吸」「以心伝心」に依存した組織運営を見直そうというテーマを語っていきたいと思う。

役割分担が不明確な日本の組織運営

日本の組織運営の特徴は「阿吽の呼吸」と「以心伝心」。

管理職がが大きな方針を示したら、個々に細かく指示しなくても下が各々空気を読んで自発的に作業をはじめ、時に互いが声を掛け合い、連携して作業を進めていく。

チームワークが良く、「阿吽の呼吸」「以心伝心」がうまく機能していれば良いが、「阿吽の呼吸」「以心伝心」は見方を変えれば役割分担が不明確とも言える。

「阿吽の呼吸」「以心伝心」型組織運営では、役割分担が不明確なので、うまく機能していないといつも仕事は断りのが苦手な人や作業を頼まれる側である末端に集中しがちで、チーム内に物凄く忙しい人と物凄く暇な人がいて、チーム効率が著しく低い状態にあるケースが散見される。また、複数人が重複して同じ作業を行っていたり、一時的にあるチームが忙しくなって、他のチームから助っ人を集めても役割分担が不明確なので、うまく作業を切り出すことができず、結局人員をうまく活用できなかったりするケースも多い。これは、うちの会社だけではなく、他の日本企業の多くもそうなのではないか。

今日のリモートワークでのある一幕

本格的なリモートワークが始まって最初の管理職からのメールが飛んできた。

リモートワークの始球式とも言えるメールだが、そのメールの内容はこんな感じだ。

-------＜Eメール＞-----------------------------------------------------------------

time:2020年4月8日（水）am8:45

TO：●●チーム

from：管理職

件名：△△プロジェクトについて

おはようございます。

本日から本格的にリモートワークが始まりますが、

皆さんよろしくお願いします。

さて、△△プロジェクトについてですが、今日は●●と××の作業を適宜役割分担してお願いします。

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わかりやすいように極端にしたが、大きく言えばこの指示自体はこんな感じだ。

実際はさすがにここまで酷くはない(笑)

われらの組織はボトムアップ型が売りの組織。

rakuichirakuraku.hatenablog.com

いつもならこんな指示でも各々がお互いの顔を見て、自発的にタスクを受け取り、以心伝心で役割分担が決まっていき、作業を進める。しかし、今日はリモートワークでお互いの顔が見えず、各人抱えているタスクの状況が見えないので、いつもの「阿吽の呼吸」「以心伝心」を発揮できず、誰が仕切ろうかしばらく「お見合い」状態が始まった。

５分後チームのメンバーAから

「●●の仕事は自分、××はBさん、△△はCさんの分担はいかがでしょうか」という

全員返信が来た。

その３０秒後にまた別のメンバーBから分担の提案が来た

おそらくAとBは同時にメールを作成していて、タイミングがほぼ被ったのだ。

どちらに返信するかでひと悶着あり、結局ビデオ会議で打ち合わせをして、方針が決まることになったが、慣れない初めての本格的なリモートワークのせいか、

結局「お見合い」「重複」「分担調整」「手待ち」のオンパレードで今日の仕事が終わった。

最後に管理職から

「明日はもう少し役割分担をしっかり考える」

というメッセージを残し、オンライン上から姿を消していった(笑)

以前から曖昧あ役割分担は良くないと思っていて、割と役割分担を提案する方だが、

うちの組織は役割分担がいつも非常に下手だということを改めて再認識させられた。

役割分担が明確過ぎる欧州

自社には欧州の拠点ともやり取りがあるが、逆に欧州は打って変わって、役割分担が非常に明確に決まっている。（最近は出社停止のようでやり取りがない）

例えば、ケビン（仮称）を宛先にメールを送って、ケビン（仮称）休暇などで不在にしていても、他のCCにいるチームメンバーはそれを全く拾おうとせず、ケビン（仮称）が休暇から戻ってこない限り、その仕事は延々とスタックし続ける。

野球に例えるなら、センター（レフト寄り）に打球が飛んでいき、センターの選手が打球の距離感を見誤って、打球を後ろに逸らしたとしよう。

日本の場合は、言わずともすぐにレフトがカバーに入るが、欧州の場合は自分の守備範囲じゃないということで、センターが捕りに行くのをレフトが傍観してるといったイメージだ。

欧州では、担当者がいないと全く仕事が進まない。それもそれで相手からすれば非常にフラストレーションが溜まるが、この点、チーム内の業務の偏りが少なく各々がしっかり自分が作業に取り組んでいて、チーム内での無駄な調整や手待ちが発生していなように見え、残業もそれほど多くないようだ。

リモートワークを機に「阿吽の呼吸」に依存した組織運営を見直そう！

今回、リモートワークを機に「阿吽の呼吸」や「以心伝心」に依存した運営の弊害が炙り出されたと思う。これまでインフラはあったが、リモートワークが全く進まなかった自社でも今回新型コロナウイルス対応ということで、必要に迫られればとりあえず実施はできることが分かった。欧州のような過度なセクショナリズムは日本には合わないと思うが、これまであまりに役割分担が不明確で手待ちや業務の偏りが多く生産性の低かったホワイトカラーのワークスタイルを変えるきっかけになればと思う。とりあえず、自社でうまく業務が変わるように明日からも頑張りたい。読者の中でリモートワークをやっている人がいれば、どのようにやっているか是非教えて欲しい。

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