【新型コロナ禍】リモートワーク・テレワークを効率化するキーワード３S

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今日も新型コロナウイルス感染者数の増加が止まらないが、今回はテレワーク・リモートワークを効率化する３Sについて語っていく。

お互いの顔が見えないリモートワークでは、これまで役割分担が不明確でも阿吽の呼吸や当意即妙でワークしていた業務がタイムリーに連携がとりにくいことで、「重複」「手待ち」「分担調整」「お見合い」のオンパレードになりかねない。もちろん創意工夫も重要であるが、これまでホワイトカラーの業務は、本来は創意工夫がいらない定型的な業務まで、標準化が進んでいないことで非効率な場面があったが、リモートワークを機にそれを見直した方がよいと思う。

３Sとは、本来は工場の生産管理で使われる生産の合理化における基本原則である

１．単純化（Simplification）

２．標準化（Standardization）

３．専門家（Specialization）

の頭文字であり、それぞれについて詳しく見ていくと

１．単純化（Simplification）

仕事の種類を減らし、生産を簡略化すること

２．標準化（Standardization）

仕事を一定の種類や方法を統一して標準化するもの

３．専門化（Specialization）

種類を限定したり、仕事を分担化して専業化すること

となる。繰り返しになるが、これらは工場の生産管理でムダ、ムリ、ムラをなくすための基本原則になるが、ホワイトカラーの業務にも応用が可能なので、それぞれどのように応用できるか語っていきたい。

１．単純化（Simplification）

まず、単純化であるが、皆さんの会社でもなぜ必要があるのか疑問が大きい非効率で無駄な手続きがあるのではないか。ただでさえ、業務の滞りやすくなるリモートワーク下では、非効率で無駄な手続きは、さらに工数を増幅させ、業務の進行を遅延させる原因になりうる。リモートワークを機に非効率で無駄な手続きをなくしてしまうのはどうだろう。自社でも数々の手続きがリモートワーク下でなくなったが、それらの手続きがなくなっても何も困ることはなかった。これらの手続きは、仕事がない人に仕事を与えるための手続き、いわゆる「Work for Work」（仕事のための仕事）ということが判明した。さらに、新型コロナ禍で、企業活動としてやるべきことは、この難を乗り切るために、出血を防ぎ、地盤をしっかり固めることではないか。それを考えれば、無駄ことをしている余裕など１つもなく、真に必要な業務に絞り全力投球するべきだ。

２．標準化（Standardization）

日本の創意工夫は世界一で、それらによって新しいイノベーションを生み出してきた。しかし、創意工夫をする必要もない定型業務も標準化が進んでおらず、その都度議論して、業務時間を肥大させている。例えば、資料の配色や形などで「こっちの方が見やすい」「こうした方がわかりやすい」など喧々諤々議論しているが、配色なんて、最初から標準化してしまえばいい話だ。外資系コンサルティング会社で働いている友人に聞いたら、資料で使っていい色やフォント、フローチャートの型が決まっており、コンサルタントは真に重要な提案を熟慮することに集中できるそうだ。テレワーク下では、できるだけ相談や連携が必要な場面を少なくすることが大事なので、資料の型や報告の型、意思決定や相談のプロセスを明確化するなどの標準化に努めるべきだ。

３．専門化（Specialization）

基本的には「指示待ちの社員は良くない、自発的に行動するべき」ということが日本のサラリーマンの美徳とされているが、自分から言わせてもらえれば、この言葉を盾に役割分担を決めるというマネジメントの仕事を放棄している管理職が多すぎる。結果、業務分担が偏り、同じ部署内にものすごく忙しい人と、ものすごく暇な人が混在するという非効率が生じているケースや作業が進められる状態にもかかわらず、前工程が終わっていたないため、作業ができない「手待ち人員」が発生して部署全体で非効率な運営となっているケースが散見される。お互いの顔が見えず、連携が取りにくいテレワーク下では、管理職はこれまでサボっていた役割分担をしっかり決め、メンバー全員がゴールに向かって作業をしている状況を意識的に作り出すべきである。

最後に

ここからは私見であるが、製造現場の改善のプロジェクトで数週間工場に行ったことがあるが工場の現場では、１単位あたり０.０１円の無駄を削り出すべく、生産効率の向上に努力している一方、ホワイトカラーはムラ、ムダのオンパレードである。日本のブルーカラーの生産現場は世界一だが、ホワイトカラーの生産性はそれに比べ、生産性が低い。リモートワークを機にホワイトカラーの生産性向上のきっかけになってほしい。これからもリモートワークを効率化できる方法を考えていきたい。

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